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ASSEMBLEE GENERALE : d'une formalité à un moment convivial



L'assemblée générale est un moment important pour l'association. Elle permet en effet aux membres de se réunir, pour évoquer l'association, ses enjeux et son devenir, mais aussi pour passer un moment ensemble. Quelques conseils pour que votre AG se déroule au mieux.

Les objectifs d'une assemblée générale :
• Rendre compte : c'est à cela que servent les rapports d'activité, financier et moral. Ils permettent également de justifier les besoins financiers de l'association et de prouver le bon usage qui a été fait des financements accordés. Leur exactitude est primordiale si l'association souhaite que se poursuivent les partenariats avec ses financeurs.
• Débattre du passé, du présent et de l'avenir : en se basant sur les rapports cités ci-dessus.
• Prendre des décisions : modification de la composition du bureau, réorientation du projet de l'association…
• Augmenter la notoriété et/ou la popularité de l'association : l'Assemblée générale peut être ouverte, et devient alors le moyen de mieux faire connaître l'association et ses missions.

A savoir : les relations entre les membres d'une association ne sont pas définies dans les textes de loi (loi 1901 ou son décret d'application) mais dans les statuts, qui sont spécifiques à chaque association. S'il est jugé nécessaire de redéfinir les relations entre les membres de l'association, il faut alors modifier les statuts dans le cadre d'une assemblée générale extraordinaire, qu'il faudra prévoir avant l'assemblée générale ordinaire. Il en ira de même si l'association souhaite modifier son projet et ses objectifs.

Une préparation à ne pas négliger
• Rédiger les rapports d'activités : voir plus haut. Mieux vaut s'y prendre à l'avance pour disposer, le jour J, de documents rendant le mieux possible compte des activités de l'association.
• Choisir un lieu : si le siège de l'association ne permet pas la tenue de l'assemblée générale sur place, il peut être nécessaire de trouver une autre salle, si possible gratuite. Quelle est la configuration de la salle ? Dispose-t-elle d'un vidéoprojecteur, de micros ? Voilà autant de facteurs qui peuvent influer sur la qualité de la réunion.
• Lister les adhérents : il est important de tenir à jour la liste des adhérents à l'association car eux seuls ont le droit de vote. Ce travail permettra par la suite d'établir une feuille d'émargement qui permettra de contrôler le nombre de présents et de personnes représentées, utile en cas de quorum (nombre minimal de personnes présentes pour valider les décisions prises) fixé par les statuts.
• Rédiger la convocation : elle doit être signée par la personne autorisée et préciser au moins le nom de l'association, la date, l'heure, le lieu de la réunion et l'ordre du jour. Celui-ci devra être aussi détaillé que possible : en effet seuls les points inscrits pourront être soumis à délibération. L'évocation d'un point non inscrit à l'ordre du jour entraînera la nullité de la décision s'y rapportant.
Il faudra penser à envoyer la convocation sous une forme telle que tous les membres de l'association puissent en avoir connaissance, et prévoir, si certains membres ne peuvent être présents et désirent se faire représenter, un formulaire de procuration.
• Et pour un évènement plus festif ? Il va sans dire que, si vous souhaitez proposer un apéritif ou un spectacle, l'organisation sera plus longue et complexe. Ce peut être une occasion d'impliquer des membres dans la préparation de l'AG.

Après l'assemblée générale

Les assemblées générales peuvent être des périodes de changement pour les associations. Si changement il y a – modification de la composition du bureau, par exemple – il faudra déclarer ces changements à la préfecture et mettre à jour le registre spécial.
Le public et les partenaires devront également être informés, par une insertion dans la newsletter de l'association (s'il en existe une), dans la presse locale ou une carte postale.

Pour aller plus plus loin... l'ordre protocolaire
Pour présenter les personnalités dans un discours il faut utiliser l'ordre décroissant -de la personnalité considérée comme la plus importante à celle qui a un statut local-.
Par contre, s'agissant des prises de parole, lors des discours, vous devrez respecter l'ordre inverse.
L'ordre décroissant :
1) Représentant de l'État (Président de la République, Ministre, Préfet, Directeur des services déconcentrés de l'État)
2) Représentant du Conseil Régional
3) Représentant du Conseil Général
4) Représentant de la Collectivité locale (Communauté de Communes, Commune)
5) Représentant du mouvement sportif (Fédération, Ligue Régionale, Comité Départemental)

Cela signifie que lors d'un discours, le représentant de l'État, sera amené obligatoirement à prendre la parole en dernier.

Pour en savoir plus,
Télécharger le modèle de compte-rendu d'une AG ordinaire
le Kit assemblée générale du site Associathèque


Sources :
> Associations Mode d'Emploi - n°137 - mars 2012
> CROS Poitou-Charentes
> Associathèque



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